行政実務研修生日記57

会議の設営にも、慣れてきました。

10月に着任した部署では会議体の管轄をしているので、

文科省が開催する会議の準備をすることが月に1～2回くらいあります。

今日は、文科省での会議での準備を任されるのは大体研修生であるため、

その点にフォーカスして記事を書いていきます。

行政実務研修生のお仕事【会議の設営】

みなさんの職場では会議の設営ってどんな感じですか？

机椅子をセットするだけ？

あるいはあるままのレイアウトで人が座るだけ？

もしくは、

机椅子並べ替えて、貸し出し所から看板やらマイクやら借りてきて、

マイクを各席にセットして、資料を各席に配布して、各席に水を配置して、

各席にタブレットを配置して、欲しい人用に資料を紙で印刷して、、、

諸々って感じですか？

職場や会議の規模にもよると思うのですが、

お察しの通り、文科省の一定規模の会議は上記の3番目です。。。

やる事ムッチャ多い。

大学で働いてた時って、会議の準備って机並べ替えることがあるかどうか、

くらいしか無かったので、なんでこんなにやる事多いのってびっくりしました。

まあ、そりゃ、広い講堂や会議室でやるからマイク必要なのもわかるし、

会議室までの道行を示すための看板の必要性もわかる。

でも、必要がないと思うことまであります。

例えば、ペーパーレス会議用のタブレットに資料データを落としておく。
ここまでは良いとしよう。

でも、そのあと、すべてのデータを資料順に開いておくなんて必要あるかな？

会議の進行に応じて出席者がタップして開いていけば良いんでないかな？

あとは、果たして、出席者の各席に筆記用具をご丁寧に筆入れから出して並べて、

おまけにメモ用紙まで置いておく必要あるかな？

出席者だって、遊びできてるわけでないんだから、ペンやメモ帳、

あるいはiPhoneでもいいし、メモするためのツールは持ってきてるでしょうよ。

はい、なんか愚痴っぽくなりましたが、あくまで、私は、

そんな無駄な気遣い要らなくね？

ってことを言いたいだけです。

一つ一つの手間が積み重なると、結構会議の設営全体の時間がかかってしまうんですよね。

今日は17時から始めて、休憩含めて3時間かかりました。

無駄な気遣いやめたら、絶対半分くらいの時間で終わりますよ。

行政実務研修生から見た、なくしていい会議の準備

具体的には、まずそもそもペーパーレスのタブレットってのがナンセンス。

資料なんて前日までに出席者に送って、パソコンやらにいれるか、

印刷して持ってきてくださいで十分。これの準備が1番面倒くさい。

これ、ただ表向きにペーパレスしてますよーっていうポーズにしか見えない。

ぶっちゃけ、コピー機に必要部数指示しておくほうが工数的には少ない。

水もいらん、自分で持ってこい。

ペンも紙もいらん、自分で持ってこい。

名立て、、、うーん、これもいるかなあ。座席表有ればわかるでしょう。

要は、会議って会場に人が集まって話をするのが目的なのに、

その付随業務ばかり時間かかるよ。

会議だからちゃんとする、って何？

ちゃんと資料を準備して、会場を用意する以上のこと、本来は無くても成り立つことなんだけどね。

行政実務研修生は、会議の設営って必ずやるといっても過言ではないほど、多くの人がやります。

やらずに終える人はほとんどいないんじゃないかな。

重いもの運ぶこともあるし、会議室は結構争奪戦なので、結構、設営以外でも大変なことがあります。

(私はやったことないから詳しくはわからないけど、会議室争奪ジャンケン大会なるものがあるらしい)

女性はちょっと大変かも。

これから研修生で来る人は、是非こういう無駄な気遣いに抗って欲しいところですが、

それが普通の方たちと議論するのも結構大変ですので、

こっそり無駄取りしてしまうのをお勧めします。

あまり目立たない所で、こっそり簡略化する。

あまり目立たない所というのは、全くその通りで、

簡略化したって気づかれにくい。

例えば、紙で資料が欲しい人用の、紙の資料を、

従来のご丁寧な資料ごとのホチキス留めから、

ダブルクリップで一発留め！パチン！終了！

これだけで、工数が30分以上減ります。だって数十部もあるんだもの。

逆に言えば、どーでもいいよーな目立たない所に30分も

貴重な時間を使ってらんないわけですよ。

まとめ：無駄なものは正面からではなく水面下から

是非、スマートに、したたかに無駄取りをしていきましょう。

そして、異動のタイミングでそれを引き継いで、無駄を取った状態を、

その後の普通にしていきましょう。

今日は以上です。