行政実務研修生日記㉗
昨日は私が住んでるシェアハウスの住人の皆さんと突発的に飲みに行ってきました。
帰ったらなんか運営会社の社長さんと皆さんが飲んでてそれに混じった感じです。そんなに交流のないシェアハウスですが、たまにいいですよね、こういうの。
仲良くみなさんとなれました。今度、休日にシェアハウスの紹介記事でも書きましょうかね。
行政実務研修生のお仕事【連絡ライン編２】
さて、今日も国会対応なく落ち着いていました。
良いですね、本務に打ち込む時間が取れるのは。
連絡ライン※としてのお仕事もまあまあ有りますが、係として抱えていることを片付けられるのは、精神的にも健全です。
※連絡ラインの詳細はこちらに書いています。要は木の幹。後述する原係は幹から出る枝です。
慣れてゆとりを持てる精神状態だと、連絡ラインとしてのお仕事も、丁寧に相手の目線で考えた依頼が出来るというものです。
ということで、2ヶ月間の振り返りも兼ねて、今日は連絡ラインのお仕事第2編を書いていきます。
連絡ラインとは、上の記事でも書いていますが、要は、各課のまとめ役、情報の窓口を担う係です。
他の課に何か聞きたいけど、どこが担当かわからないなんて時は、各課の連絡ラインに一度問い合わせて、担当を教えてもらう、振ってもらうなんてこともあります。
今日考えてみたいのは、"原係の目線"。
原係とは？
原係とは、 連絡ラインから仕事を振られて実務をこなす係のことで、各課で連絡ラインは1係なので、文科省の大半が原係ということになります。
連絡ラインも原係的仕事はありますが、いわゆる原係よりはその仕事が少ないですね。
原係が仕事を振られる時気になるのがまさに5W1Hです。
なにを、いつまで、どこで、誰が、なんのために、どうやって。
これまでのわたしは、慣れない環境でばたつく中で、
何をいつまで誰が、くらいの情報でとりあえず担当係に振る、という感じででした。
もちろん、急ぎなら情報が足りなくてもまずはサッサと振るというスピード感も大事なんですが、
どうしても、たまに原係から、なんでそれやるの？とか、どうやって行くの、どうやってやるの？
とか問い合わせが返ってくることがありました。
原係としては、
担当だから自分たちの係なんだろうけども、期限もわかった、提出するものもわかった、
でも、どのレベルでやればいいの？これは初回の仕事？あるいは過去にあったもの？
と聞かれることがよくありました。
要は乱暴に担当だけを見て仕事を振るのではなく、
作業や成果のレベル、過去の経緯を連絡ラインが原係にあらかじめ示してあげることで原係は効率よく仕事できる。
よくよく考えれば当たり前のことなんですが、慣れない中でバタバタしていると、最初はどうしても作業的に仕事を振ってしまいがちでしたね。
あとは、メールのタイトルに依頼内容と締切を書いてあげることも一つの効率化ですね。
文科省はメールがたくさん飛び交ってますから、来たメールを順番に見ている暇はありません。
だから、メールタイトルにやってもらいたいこと、締切、重要度など、エッセンスを盛り込んであげることで、振られる方は優先順をつけられますね。
自分が振られるなら、どうされたらやりやすいか、環境に慣れてくると、こういった目線で連絡ラインのお仕事ができるようになってきました。
でも、研修生はまだまだザコ
とはいえ、研修生は文科省の仕事の過去の経緯を知らないことが最大の弱みです。
どんなに丁寧に振ったつもりでも、急に聞いたことのない内容を聞かれることがあります。
そんな時は、意地を張らずに、素直に教えを乞うなり、調べるしかありませんね。
指摘を受けた時にきちんと受け止め、わからなかったことを一つ一つ習得していけば、だんだん楽になります。
失敗は最大の成長のチャンスなので、その時にきちんと学ぶことが大事です。
習得している様子がわかると、周りも教えてあげたくなります。
逆の立場で考えればそうですよね。
ザコなことを認めたうえで、早めにレベルアップできるよう、これからも日々学んでいきたいと思います。
まとめ：連絡ラインは誰よりも原係の気分で仕事を振りましょう。あと、わからないことにいつでも出会う覚悟を。
相手の目線で考える、相手の時間を必要以上に奪わない、わからないことに出会う(失敗する頻度が多い)＝成長の機会が多い、
連絡ラインはそういった社会人必須のビジネススキルが割と多く身に付けけられるポジションですので、
大変ですが、このポジションにいれて良かったと思います。
情報もたくさん入って大学へのスパイ活動報告も頻繁にできますしね。
今日は以上です。