行政実務研修生日記⑯
文科省の情報量＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞大学のそれ
こんにちわ、今日もたくさん働きました。
文科省では作成したり回ってきたりする資料や、取り扱う会議の数が、大学での数と比べて異常な多さです。
もちろん、文科省ではそれが普通であり、財務省や厚労省なんかだともっと多いのでしょうけど、向こうは職員もたくさんいますからね。
どれくらい多いかというと、各大学の規模が違うので、一概に比較はできませんが、教職員が300人、学生数が2,000人に満たない小規模大学から派遣されている私の実感値では、現在文科省で所属している部署と、所属大学を比較しておよそ10倍くらいです。
結構大変です。
え？その会議なに？何のためにやってんの？ってか、似たような名前の会議あるけど、それと何違うの？
みたいな状況が毎日のように発生します。1か月経ってようやくなんとなく違いがわかるようになりますので、以前の以下の記事で書いたように、初動負荷はこういう部分でも大きいですね。
でもやっぱり、扱う情報が多いということは、実入りの情報も多いというわけで、スパイとして文科省に研修生行くという目的を持っている人には、悪くはない。
情報捌くのが大変なので、超いい！ とまでは言いませんが。
いち早く、文科省の情報量に慣れるには
いつまでも目が回っている状態でいると、自分がキツイだけでなく、周りの信用も中々得られない、という状況になるので、いち早く情報の判別をつけられるようになる、そして、資料作りを任されたときにすぐにできるようになる方法を２つご紹介します。
①「これは「何のため」の［情報／資料／会議／etc］なのか」という視点
②「誰」が使うための［情報／資料／会議／etc］なのか」という視点
①は、つまり、目の前にある［情報／資料／会議／etc］の目的を考えることです。
②は、目の前にある［情報／資料／会議／etc］を使う人のためにわかりやすくしましょう。ということです。
例えば、課内の会議資料があったとします。ぼーっと眺めていると、ただの情報の羅列で、つかめる情報量は相対的に少ないです。あと、資料作れと言われても、前任者のパクった構成（前例踏襲）とかで終始しちゃいます。
一方、①②の視点を入れるとこうなります。
①これは課内会議資料だ、何のために作るんだろう、あそうか、課内にある案件を「わかりやすく」共有するためだ。じゃあ、その日の話すトピックを最初に羅列したほうが、トピック数が最初にわかっていいな、詳細は2ページ目以降に寄せようかな、
まてよ？重要な箇所には下線を引いてもらうように、各担当に依頼しようかな、
など、いろいろ構成のアイデアなんかが沸きます。
②これを説明するのは、係長だから、係長が説明しやすい詳細欄にしよう、そう考えると、やっぱり、重要な箇所には下線を引いた方が説明者も聞く人も分かりやすいな とか。
自分で書いてて恥ずかしくなるくらい初歩的なこと書いてますけど、要は、目的と使用者を考えると、わかりやすくなる、わかりやすく作れるということはいつの間にかその情報を理解してしまっている(理解のスピードが上がる)ということです。
はい、結局は他者目線を持って情報を見つめるということですね。
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まとめ：忙しい中でも1案件1分でいいから熟考してみよう
文科省の扱う情報、会議、資料、多いです。目が回りますが、はやる気持ちをグッと抑えて、1分でいいから何のためのものか、誰のためのものか、他者目線で考えてみると、頭に染み込む情報量が増えるので、文科省に研修生で行ったら、是非試してみてください。
それでは今日は以上です。
明日は、ブログ運営の勉強に時間を充てるので更新をお休みします。