行政実務研修生日記㊿

　

今週もお疲れ様でした。

　

　

今週はとある業務に追われ、その作業をやりつつの連絡ライン業務なので、

毎日帰りが遅い週でした。　

　

　

多分週あたりの残業時間は文科省に来てから一番多かったはず。

1週間で25時間ほど残業ありました。

　

　

過労死ラインいってますね！　

　

　

さて、本日は私が文科省に来てから最もやりがいの感じない、

　

言ってしまえば無駄と感じてる業務を紹介します。

　

そこから、嫌な仕事や、やりがいを感じない仕事に対する向き合い方について

書いていきます。

　

行政実務研修生のお仕事【嫌な仕事の進め方】

　

その無駄な仕事とは、

　

　

主務発送

　

　

というものです。

　

　

主務発送とは？

　

　

これは、普通、文科省だと、各大学や首長などに、郵便物を送るとき、

送るものを持っていけば梱包から発送手続きまで、全部やってくれるシステムがあります。

　

総務課がやってくれるので、通称 総務課発送です。

　

　

これに対して、梱包、封詰、宛先入れ、スタンプ押しなど、全てをやって、

送る手前までを担当課が準備して、発送に出すことを主務発送と言います。

　

　

今週追われたのはこの主務発送でした。

　

　

だって数が多い。829通準備しました。

　

　

ほかの係のお姉様方や若手の力を借りてなんとか2日かけて全ておわしました。

　

　

なぜ私が無駄と思うか

　

理由は、既に大学にはメールでも紙でも送付済みであるから。

　

一度複数送ってある物をまた紙で送る、しかも自分で準備して！

　

　

これ、どういうことか説明すると、

　

　

まず、通知を、メールで各大学に送ります。

　

そのあと、総務課発送で紙の原本を大学の"学長"宛に送ります。

　

最後に、主務発送で紙の原本を大学の"理事長"に送ります。

　

　

総務課発送は、大学の理事長には対応してないんです。

　

大学の場所と学校法人の場所は違うことがあるから。

　

つまり、学長のいる場所と、理事長のいる場所は違う場合がある。

　

　

大学を運営しているのが、学校法人なので、

大学だけに公文書の原本が行っているだけではダメで、法人にも送らなきゃいけない、

という理屈です。

　

でも、私は問いたい、

　

その原本、大学で共有してよ。
あるいは、2つ同封するから、大学の中でやり取りしてよ、と。

　

この主務発送、めちゃくちゃ時間かかる上に単純作業なので、だんだんと気が滅入ります。

重いしね。

　

大変な思いをして、あまり意味なくて、しかも、貰い手もあまり嬉しくならない、

　

こんなにやりがいのない仕事はないですよ。

　

　

なんとか業務改善したいけど、日本のハンコ文化、公文書法令が根本的な要因だから、

この件は諦めます。正面から行っても勝算がない。

　

　

行政実務研修生、問題に当たった時の身の振り方

困難や解決すべき問題に当たったら、

それを解決するのが一番ですが、それに何年も使ったり、キャリアに傷がついたりしたら、

自分が損ですよね。

　

　

だからそのときは損切りをオススメします。

　

　

具体的には、意見を言って、引き受ける代わりの条件を出して交渉することです。

　

例えば、

　

主務発送は無駄だと思うし、やりがいもないからやめた方がいい

↓

でもやれといわれる

↓

やるからその代わり〜〜はしない、そっちでやってくれ、
あるいは、相談していた〜〜の件を対応してほしい、
など。

　

　

これはイーブンな取引ですよね。

こういった改善のメリットが薄い場合、それに無駄に歯向かわず、

建設的に物事を進めた方が自分のためにもなって良いです。

　

　

仮に交渉して聞き入れてもらえなくとも、

気持ち的に貸しを作れるし、その貸しはその後活きる場合もありますよね。

　

　

まとめ：やりがいのない仕事は、交渉した上で引き受けるべき

単に、はいわかりました、ぐぬぬぬ。

　

　

では意味無いので、改善メリットの有無をよく頭で考え、薄ければ、

出来れば進んでやるくらいの勢いで引き受け、

その代わりの交渉をする。

　

　

これはどこの業界だろうが、プライベートだろうが活かせる。

　

　

私はそうやって、今後も主務発送を乗り切ってみせます。。。

　

ちなみに今回は主務発送中の連絡ライン業務を周りにやってもらいました。

　

　

今日は以上です。