行政実務研修生日記㊽
役所はいちいち文章が長いしくどいし、結局わからない
みんな文書に対してかっこつけすぎ
これが、現在の私の気持ちです。
文科省内の照会、問い合わせ、本当ーに長い(笑)
というわけで、今回は、文科省の照会メールは長いよ、という話を書いていきます。
行政実務研修生のお仕事【文章は続くよどこまでも】
１つ断っておくと、今回の記事は、文科省をディスってるわけでなく、事実を書いています。
このブログは事実を書くことに重きを置いています。
さて、では文科省ではどんなメールが流れてくるのかというと、、、
スクロールで2ページ3ページのメールがくることもそこそこありますよ。
4ヶ月間、そういったメールを見てとれた共通点は、皆、
必要のないとまでは言わない背景、経緯、理由などを最初から全部乗せでメール書いてくる。
うん、それも大事なのはわかる、それらを書くことで受け取る側は、
仕事発注の意味合いを理解できるから。
でもね、
経緯
背景
依頼内容
補足
今後の展開
添付資料
みたいな構成のメール来たら、もはや何をして欲しいのか埋もれてよくわからん！
という状態になる。
シンプルに、
依頼内容、
背景
くらいのメールでなんとかならんかな。
みんな、3行でまとめてみよう、1ページでまとめよう、という気概を感じない！
付随情報なんて聞かれたら答えりゃいいじゃないの。
俺がおかしいのかな。
行政実務研修生のメールの捌き方
というわけで、連絡ラインである私は、そういうまどろっこしいメールが来たら、
極力0.5ページ以内で課内に連絡するようにしています。つまり画面の半分まで。
文科省に来てから、今まで画面表示の1ページ以上のメールは書いたことありません。
なぜか、
みんな忙しいからです。
そんなクソ長いメールを課の皆さんに読ませていたら、皆さんの時間を食ってしまう。
コスト換算すると、１つのクソ長いメールを課内全員(40人)に読ませて、
悩ませて理解するのにもし30分もかけさせてしまったら、
6万円の時給が消費されうる。
（平均時給3000円×0.5h×40人）
そういうまどろっこしいメールをうまく噛み砕くのも、連絡ラインの大事なお仕事です。
では、その原因と、解決策と１つをここから書いていきます。
なぜ、こんなことが起こるのか。
宛先が多いメールや、作業が複数工程ある場合に、それを全部説明しようとするから、
超長文が発生してしまうわけです。
自分に関係のない箇所がメールの中に何箇所か散見するのですが、
人間、どうしても文脈が気になるので、関係ないと感じても、関係ないことの確認をするために
どうしても上から下まで見てしまう。
だから、メールを分けたらいいんです。宛先別、あるいは依頼種別で。
そしたら、メールの文量もすっきり、関係ないところも読まなくてよくなる。
メールのタイトルだけ揃えて、検索したときに体系的に表示されるようにすりゃいいんです。
私は依頼を受けることが多いため、あまり自分から他の局、課に依頼を出すということは無いので
それを実践する機会がありませんが、自分が依頼を出すときはおそらくそうするでしょう。
まとめ：メールは読み手の気持ちと状況を考えて。
仕事発注の際は相手の立場になって行いましょう。
そうやって培われた咀嚼能力や、伝える力というのは、今後一生自分を助けてくれるスキルです。
ものは言いよう、というように、書きようによって全然相手の反応が変わります。
今日は以上です。