行政実務研修生日記⑱
行政実務研修生のお仕事【ロジ編】
こんにちは、今日は行政実務研修生が文科省でよく任されるお仕事”ロジ”について書いていきます。
ロジ とは？
ロジとは、すごく広い意味で使われるんですが、具体の内容は文脈によってまちまちです。
例えばこちら。
- 会議のロジよろしくね。
- 出張のロジよろしく。
- 国会に入るときのロジはわかったら教えて。
このように色んな場面で使われます。根本的な意味はとしては、”段取り”と読み替えることが出来ます。
会議のロジ＝会議室の予約、鍵の準備、空調や会場設営等。
出張のロジ＝省内での手続き、旅券手配、出張先担当者とスケジュール調整 等
国会のロジ＝国会訪問者の移動手段決定、入院※手続きの段取り、等
※国会に入ることを入院といいます。衆議院、参議院の院ですね。
つまり、それぞれの仕事の核となることの周りのお世話をする、ということで、これを研修生は、研修として任されることが多いです。
ぶっちゃけ文科省ならではの手続き論が多いので、研修生がそれぞれの所属機関、大学等に戻って活用できる能力かというと、、、うーん、そのまんま活かせるということは無いかな。
場数を踏む、規模の大きい会議の立ち上げを行って必要な設備の知識を得る、社会勉強、という意味では会議ロジと国会ロジはまだ良いと思いますが、文科省内の事務処理なんかはあまり意味ないですね。
それでも、研修生はロジを積極的にやるべき
まあ、研修生は要は、下っ端やりながら文科省内のいろはを学んでいきなさい、というポジションです。
ロジやって損するということは無いと思います、というか、そういう、細かいロジをテキパキとやってくれると、周りの職員からもありがたがられるので、そこは周りの人たちへのギブということで、積極的に取り組めば、周りからも一目置かれ、信用を得られるかと思います。
普段、研修生はわからないことばかりで周りに聞いて仕事をする毎日ですので、こういうときぐらいは、なるべく自分でできることを増やして周りへ恩返しできるようにしたいものですね。
注意点：色んな仕事のロジ、最初はうまくいきません。失敗はつきものです。
というのは、私がとりあえずやらかしたことがあるからですね。
おそらく、多くの研修生が程度の差はあれ、会議ロジや事務処理、国会のロジ等各分野のロジにおいて、最初は手間取ります。運が悪いとミス、ということになります。
ここで私がやってしまったことの1つを紹介すると、ある日私は打合せのロジを任されました。
会議室を確保し、担当職員に場所と時間を連絡し、ロジは無事完了、そう思っていました。
しかし、直前になって、鍵と設営について詰め切れていないことに気づきました。文科省の会議室は基本どの部屋もどの時間も満室で、自分の予約の直前直後にほかの予約が入っていることがほぼ100％です。
私はゆるい思い込みで、直前で使っている人から現地でカギをもらい受ければいいじゃん、と思っていましたが、文科省手続きはそうではなかった。しかるべき場所できちんと予約に基づいて鍵の貸借、返却を行う、というのがルールでした。
よくよく考えれば、それが適切な管理方法ですよね。。。
そんなことがあり、会議直前に上司を鍵を借りに行かせてしまったり、設営に駆り出してしまったりと、完全なミスを犯してしまいました。
これを反省に、次回以降は自分でOKと思っても漏れがないか、きちんと確認したいと思います。
それでも文科省の職員は優しい
先日以下の記事を書きました。
文科省は基本みんな優しいので、そういった研修生のミスに対して、(これは完全に人によりますが)それをめっちゃ責めるということは無いと思います。
”次回以降気を付けてね”ということで、少なくとも私は優しく丁寧に指導してもらってます。
ミスはある意味、成長の機会ですが、それによって周りには迷惑をかけてしまうことが多いとNGですので、研修生は、ミスを未然に防ぐ。
そのために、私のように思い込みで完了とするのではなく、完了と思った時点で、周りにこれでよいか、確認するということを慣れるまで徹底したほうがいいです。
ミスを未然に防ぐという行為、意識もまた、成長材料です。
まとめ：ロジは最初はミスります。でも成長機会です。
失敗した本人が言うのもなんですが、ミスをしたらそれ自体でくよくよせず、全力で最速でリカバリーする。
次回以降は、ミスを未然に防ぐ努力と行動を積み重ねる。
これが、仕事において最も成長する2つの機会と思います。
なので、ミスをしてしまったら、気持ちを落とさないためにも、、周囲には申し訳ないが今日はお得な経験をしたな、というくらいの心構えでいきましょう。
そして、大事なもう一つの心構えがあります。
周りの人がミスをしたら、それを許しましょう。どうしたって人間周りに迷惑をかけずに過ごすことはできないので、自分にその余波が来ても、責めずに許しましょう。そして、そのリカバリーを手伝いましょう。
それもまた、周りから信用を得るためのコツです。