行政実務研修生日記⑭
今日から冒頭に上記のタイトル入れていきます。SEO対策※ですね。
せっかく書いても検索で出てこないと意味ないですからね。
※知らない人はググってみて。
今日は、昨日の記事に引き続き、私のお仕事の一部を紹介していきます。
今日は連絡ライン※のお仕事についてです。
※連絡ラインとは、各課の情報集約、他課からの照会、問い合わせの窓口です。そのため集まってくる情報量がハンパないです。
上のイラストで言うと幹の部分が私の係です。
手順はこうです。
1.依頼等のメールを受信する、中身を確認して、担当を決める(これを文科省用語で”フリをつける”といいます)
2.依頼の中身を咀嚼し、担当にわかりやすく伝える。期限を決める。
3.期限までに担当から回答を回収し、依頼もとに返す(文科省用語でこれを””カリトル”といいます)。
ざっくりこんな感じです。こういうのを1日で40案件くらい取り扱います。1件あたりでメールが4～5通行き来するので、毎日170通くらいメールが私のもとに届くわけです。多いと200通を超えます。
一方、連絡ラインから仕事を振られる係は原係と呼ばれます。原係でも、毎日70通くらいメール来ますから、文科省の仕事量の多さがわかりますね。
行政実務研修生として文科省でやっていくには
その①
まだ研修生として1か月ちょっとの私が言うのも説得力に欠けるというものですが、一応、民間企業時代から数えて社会人8年目になりますので、その経験も踏まえて言うと、
連絡ラインだろうと原係だろうと、素早く仕事を捌く能力は文科省では必須スキルです。もちろん、どこの世界でも必要なスキルですが。
しかし、この能力は中々すぐに身に付くものではありません。
情報を初見で多く見とれる人は(これをセンスがあると表現します)、1か月くらいで慣れると思いますが、情報処理に時間がかかると、メールがどんどん溜まって周りのスピードに置いていかれるということになります。
なので、これから研修生として文科省に行こうとする人は、今から、メールを1回でどれくらい要領よく理解できるか、トレーニングしておくといいと思います。
あと、メールの文量にもよりますが、だいたい1通あたり1～2分以内で理解する、返信は3分以内、確認に15秒、合計で1案件5分程度で処理する練習もいいと思います。
これができれば文科省のスピードにもついていけると思います。
行政実務研修生として文科省でやっていくには
その②
ここまではスピードについて書いていましたが、連絡ライン業務というか、これもどの世界でも必須スキルですが、”咀嚼して他人にわかりやすく伝える”ということについてです。
中央省庁の依頼をだすメールの特徴として、文量が多い、という特徴があります。返信メールとかは”承知しました”の1文で終わることが多いですが、その前段のの依頼メールが長いこと長いこと。
ひどいと画面のスクロール丸々2ページにわたることがあります。
そんな長いメールをただ転送かけていては、振られたほうもその長いメールを読む羽目になり、時間をロスしてしまうので、ここが連絡ラインの腕の見せ所、うまく要約して、なるべく簡潔に”フリをつけます”。
たとえば、私は上の写真のようなメールを今日は、”意地でも、縦横半分の範囲で納める”、つまり、文量を1/4以内のスペースに収める！ということをしました。
箇条書きで、依頼内容と期限が明確な、とってもすっきりしたメールを作れました。
分かりやすく振れば、振られた方もとっかかりが早いですね。これは1か月の間で如実に感じました。すぐやってくれます。
一方、長ったらしいメールをそのまま投げられると、そもそも私もフリをつけることの着手をためらってしまいます。まあ、やらないと埋もれるから、やるんですけどあまり気乗りしない。
連絡ラインは人の気持ちやモチベーションの上げ方も考えながら仕事しなければいけませんね。
ということで、今日は連絡ラインのお仕事を書きました。
繰り返しですが、今日書いた文科省で必要なスキルは、どの世界でも必要なこと、ごく当然のことしか言ってないので、大したことは言っていません。
逆に言えば、そういう基礎さえ身についていれば、行政実務研修生として文科省に行っても大丈夫です。
今週もお疲れ様でした！