行政実務研修生日記㊺
さて、文科省に来て4ヶ月が過ぎました。
仕事もある程度要領を覚え、周囲との関係も構築され、
以前よりも仕事がしやすくなっている状態。
でも今のポジションはあと2ヶ月だけ、同じ課内の異動なら良いんだけど、
私は恐らく他の局に異動の見込みです。
文科省の部署の単位は、大きく分けて、局>課>室・係と細分化されて行くので、
私の場合は根本的に所属が変わる予定。
知っている人がほぼ0に戻る予定です。
多くの人は課の異動になる事が多いようですが、私のように局単位で異動する人もたまにいます。
文科省は局単位で階が分かれているので、勤務する階層もまた全然違います。
それでは、今回は文科省内において、周囲、特には、自分の係ではなく、
課内の他の係との人間関係の構築をどのように私が行ってきたのか、書いていきます。
行政実務研修生のお仕事【4か月】
まず、私は課内でも連絡ラインという立場にあります。
連絡ラインとは、課の中心として、内外からの情報の窓口、木で例えるなら幹ですね。
詳しくはこちらへ。
連絡ラインとなると、必然的に課の全員と関わる必要があります。
中には良い人やフレンドリーな人もいるわけですが、
一方で、仕事に厳しい方や、性格的に癖のある方もいらっしゃいます。
最初の頃の私は、着任間もないけど、仕事を回さなきゃいけないので、
仕事の詳しいことはわからないけど、どこが担当かだけ理解して、
とにかく人に仕事を振る、という感じでした。
そうなると、振られた方が良く分かってる案件なら、メールを飛ばすだけで済みますが、
初めて関わる案件や、依頼元の情報が整理されていない、あるいはわかりづらいメール
(↑実は結構あるんです、こういうの。超長文のメールとか)という状況だと、
は？なにこれ？
となるわけです。
そして、色々質問されるわけですが、もちろん私は答えられない。
確認しますとしか。
最初の2ヶ月くらいはこんな感じでしたので、中には関係が悪くなる人もいました。
そらそうです。何回も時間の無駄を向こうは食らってるんですから。
ここが前提。
人間関係の構築方法 3点挙げます
そこから、どうやって今のようにある程度やりやすくなってきたか、書いていきます。
まず、原係(仕事を振られる実働部隊)の立場になって考えること。
自分がこの仕事を振られたら、即座に理解と実行ができるか、果たして自分のラインが担当か、目の前の作業をこなした後の展開が読めるか、
この辺りを考えるようにしました。
もちろん考えるだけでなく、きちんと情報、資料、背景を整理しました。
最近は、さらに踏み込んで、忙しくて余裕が無いのが分かってる係に降るときは、
答えを考えてあげて、これで良いか？ の体で振ってます。
一から考えてください、とこれで良いですか？ YES or ＮＯ ?
では後者の方がとっつきやすいですよね。
さらにここ数日覚えた技としては、振られた係での自分が振る仕事の優先順位が上がるよう、
にならない程度に、やんごとなき背景や事情を盛って仕事を振るようにしています。
そうすると、スルスルっと受け入れてもらえてます。
これらのことを実行することで、振られる方は、
お、こいつ成長したな、
私の言ったことちゃんと聞いてるな
わかりやすい振り方だな、
と思うので、徐々に信頼を得て関係がスムーズになってきました。
少し長かったですけど、
ようやくあまりストレスなく連絡ライン業務が出来るようになってきましたね。
2点目は、パフォーマンス的な一面もありますが、人の話を聞くときにメモを取ること。
もちろん、これは自分の備忘録として使うのですが、相手に、ちゃんと聞いてますよ、
という姿勢を見せることで、好感ゲット。
でも同じミスしてたら逆効果なので、そこは実質を伴わせる必要がありますよね。
3点目は、酒の席です。
無駄な飲み会に行く必要は無いという前提ではありますが、
飲み会で、普段は話さない内容を話すことで距離が縮まり、
普段の仕事のコミュニケーションも取りやすくなる、
具体的は、自分も仲良くなった人だからこそちゃんと相手がやりやすいように
ちゃんと整えて仕事振ろうと思うし、相手方も、気にかけてくれて応えてくれる。
好循環が生まれます。
まとめ 行政実務研修生、配慮と感謝が身を救う
結局は相手を思う気持ち、配慮ということが共通していますね。
やり方は他にも色々あるでしょうが、相手がやりやすくなるように仕事をする、
どこの世界でも求められるスキルがやはり省庁でも求められるという、
ごくごく当たり前のことなんです。
人それぞれ時間はかかるでしょうが、事務的過ぎず、相手への配慮と、
やってもらった後の、ありがとう だけ忘れなければ、
文科省は基本、良い人が多いので好転していくはずです。
今日は以上です。